Correo de invitación a evento: 10 plantillas para eventos presenciales (con asuntos)

Correo de invitación a evento: 10 plantillas para eventos presenciales

Un correo de invitación a evento bien construido —asunto, preencabezado, cuerpo y botón de confirmación— te permite invitar a un evento presencial en pocos minutos en lugar de empezar desde una página en blanco. A continuación tienes 10 ejemplos de correo de invitación a un evento que puedes copiar y adaptar, desde el «save the date» hasta la última llamada, además del calendario de envíos que los une y una forma sencilla de recoger confirmaciones con un formulario de registro.

Esta guía trata de eventos a los que se asiste en persona: jornadas de puertas abiertas, eventos en tienda, conferencias, encuentros de networking, fiestas de lanzamiento y talleres. Si tu evento es online, nuestras guías sobre cómo escribir correos de invitación a seminarios web y sobre cómo promocionar tu seminario web por email cubren ese caso.

Puntos clave

• Todo correo de invitación a evento necesita la misma base: qué, cuándo, dónde, por qué merece la pena ir y un único botón para confirmar asistencia.
• Los eventos presenciales requieren detalles que los eventos online no necesitan: dirección, enlace al mapa, aparcamiento o transporte, código de vestimenta, accesibilidad y si se puede ir acompañado.
• Envía una secuencia, no un único correo: el «save the date», la invitación, el recordatorio y la última llamada cumplen funciones distintas.
• Recoge las confirmaciones con un formulario de registro: obtendrás una lista de invitados limpia, el número de asistentes y los datos que necesitas (alergias, elección de sesión) en un solo lugar.
• Envía los recordatorios solo a quienes no han respondido y las confirmaciones solo a quienes sí lo han hecho.

¿Qué debe incluir un correo de invitación a un evento?

Un correo de invitación a un evento debe responder a cinco preguntas en pocos segundos de lectura: qué es el evento, cuándo se celebra, dónde, por qué debería ir el lector y cómo decir que sí. Todo lo demás está al servicio de esos cinco puntos.

Un buen formato de correo de invitación es breve: un titular, dos o tres párrafos cortos o viñetas, el bloque de datos y el botón. Si el programa es largo, enlaza a una página del evento en lugar de pegarlo en el correo.

¿Cuándo enviar cada correo de invitación a evento?

Para la mayoría de eventos presenciales, envía el primer correo con varias semanas de antelación y llega al día con dos o tres mensajes más cortos. Cuanto mayor sea el evento y más lejos viajen los asistentes, antes debes empezar. El calendario siguiente es un punto de partida práctico; ajústalo a tu público y a la antelación con la que suele organizarse.

Envía en un día y a una hora en que tu público lea el correo. Si tienes datos de campañas anteriores, úsalos para elegir la franja que mejor ha funcionado con tu lista.

10 plantillas de correo de invitación a evento (con asuntos)

Cada ejemplo de correo de invitación a un evento incluye opciones de asunto, un preencabezado y el texto del cuerpo. Sustituye todo lo que está entre [corchetes] por tus propios datos. El texto es un ejemplo: mantén la estructura y adapta el tono al de tu marca.

1. Plantilla de «save the date» (reserva la fecha)

Úsala cuando: la fecha y la ciudad están cerradas pero el programa completo aún no. Su único objetivo es que la gente bloquee la fecha en su agenda.

Asuntos:

• Reserva la fecha: [Nombre del evento], [fecha]
• [Nombre], deja libre el [fecha] para nosotros
• Apúntalo en tu agenda: [Nombre del evento] vuelve a [ciudad]

Preencabezado: Programa completo e inscripciones muy pronto.

Hola [Nombre]:

Reserva la fecha: [Nombre del evento] se celebra el [día, fecha] en [ciudad]. Reunimos a [público] para una jornada de [beneficio principal].

Las inscripciones se abren el [fecha]. Añade ya la fecha a tu calendario y te enviaremos tu invitación personal en cuanto el programa esté listo.

[Botón: Añadir a mi calendario]

Nos vemos allí,
[Nombre], [Empresa]

2. Plantilla de correo de invitación formal

Úsala cuando: la ocasión pide un tono clásico: una cena de aniversario, una entrega de premios, una gala para clientes, una inauguración oficial.

Asuntos:

• Invitación: [Nombre del evento], [fecha]
• [Empresa] tiene el placer de invitarle el [fecha]
• Queda usted cordialmente invitado a [Nombre del evento]

Preencabezado: Se ruega confirmación antes del [fecha límite].

Estimado/a [Tratamiento] [Apellido]:

[Nombre de la empresa] tiene el placer de invitarle a [Nombre del evento], con motivo de [ocasión], el [día, fecha] a las [hora], en [lugar, dirección completa].

La velada incluirá [cena / discursos / entrega de premios] y finalizará aproximadamente a las [hora de fin]. Vestimenta: [traje / etiqueta].

Será un honor contar con su presencia. Le rogamos que confirme su asistencia antes del [fecha límite].

[Botón: Responder a la invitación]

Atentamente,
[Nombre], [Cargo], [Empresa]

3. Plantilla de invitación a jornada de puertas abiertas

Úsala cuando: abres tus puertas —una oficina nueva, un colegio, un showroom, un inmueble, un espacio reformado— y los invitados pueden pasar dentro de una franja horaria.

Asuntos:

• Ven a vernos: jornada de puertas abiertas el [fecha], de [hora] a [hora]
• [Nombre], el [día] abrimos nuestras puertas
• Pásate cuando quieras entre las [hora] y las [hora] del [fecha]

Preencabezado: Visitas guiadas cada hora y café por nuestra cuenta.

Hola [Nombre]:

El [día, fecha], de [hora] a [hora], abrimos nuestras puertas y nos encantaría que te pasaras.

• Visitas guiadas cada [30/60] minutos
• Conoce al [equipo / profesorado / diseñadores]
• [Aperitivo / rincón infantil / oferta especial para visitantes]

Ven cuando te venga bien. Dinos más o menos a qué hora piensas llegar y nos aseguraremos de que alguien esté libre para enseñártelo todo.

[Botón: Me pasaré]

[Dirección, enlace al mapa, información de aparcamiento]

4. Plantilla de invitación a un evento en tienda

Úsala cuando: invitas a tus clientes a un momento especial en la tienda: una velada de compras privada, una cata, una presentación de colección, una tarde con el artesano.

Asuntos:

• Estás en la lista: velada privada en [Tienda], [fecha]
• [Nombre], una tarde solo para nuestros clientes
• Cata, música y [oferta] en [Tienda] este [día]

Preencabezado: Apertura a las [hora]. Plazas limitadas: reserva la tuya.

Hola [Nombre]:

El [día, fecha], de [hora] a [hora], cerramos [Tienda] al público y la abrimos solo para nuestros clientes.

• Primer vistazo a la [nueva colección / productos de temporada]
• [Cata / demostración en directo / asesoramiento personal]
• [Oferta] en todo lo que compres esa tarde

Tenemos sitio para [número] invitados, así que reserva tu plaza. Puedes venir con un acompañante.

[Botón: Reservar mi plaza]

[Dirección de la tienda, horario de esa tarde]

5. Plantilla de invitación a una conferencia

Úsala cuando: invitas a una jornada completa o media jornada con ponentes y sesiones, en la que importan la inscripción, la elección de sesiones y el desplazamiento.

Asuntos:

• [Nombre del evento] [ciudad]: inscripciones abiertas
• [Nombre], únete a [número] [profesionales] en [Nombre del evento]
• [Ponente] y [número] ponentes más en [Nombre del evento]

Preencabezado: [Fecha], [lugar]. La inscripción anticipada termina el [fecha].

Hola [Nombre]:

Ya están abiertas las inscripciones para [Nombre del evento], el [fecha] en [lugar], [ciudad].

Este año el programa se centra en [tema]. Escucharás a:

• [Ponente 1], [cargo] — [tema de la charla]
• [Ponente 2], [cargo] — [tema de la charla]
• [Taller o mesa redonda destacada]

Tu inscripción incluye [sesiones, almuerzo, materiales, cóctel de networking]. Elige tus talleres al inscribirte: las plazas de cada sesión son limitadas.

[Botón: Inscribirme]

¿Vienes de fuera? [Enlace a hoteles e información de transporte.]

Una conferencia depende en gran parte de su formulario de inscripción. Antes de enviar este correo, revisa tu formulario con estos errores del formulario de inscripción a una conferencia.

¿Preparas una secuencia de invitaciones, recordatorios y confirmaciones? Con Mailpro™ puedes enviar la confirmación en cuanto alguien se inscribe y programar los recordatorios con antelación: mira cómo funcionan los emails automáticos.

6. Plantilla de invitación a un evento de networking

Úsala cuando: el valor del evento son las personas que asisten: un desayuno de empresarios, un afterwork, un encuentro de socios.

Asuntos:

• [Nombre], ¿desayunamos con [público] el [fecha]?
• Conoce a [número] profesionales de [sector] en [ciudad] este [día]
• Afterwork: [Nombre del evento], [fecha]

Preencabezado: Informal, sin diapositivas: solo buenas conversaciones.

Hola [Nombre]:

Organizamos un [desayuno / afterwork] informal para [público] el [día, fecha], de [hora] a [hora], en [lugar].

Sin presentaciones ni discursos comerciales: solo la ocasión de conocer a [colegas / fundadores / empresarios locales] e intercambiar ideas con un [café / una copa]. Entre los invitados ya hay personas de [tipo de empresas].

Las plazas se limitan a [número] para que la conversación sea fácil. Dinos si puedes venir.

[Botón: Cuenta conmigo]

[Nombre], [Empresa]

7. Plantilla de invitación a una fiesta de lanzamiento

Úsala cuando: celebras algo nuevo —un producto, una tienda, una marca, un libro— y quieres energía y la sala llena.

Asuntos:

• Te invitamos al lanzamiento de [Producto], [fecha]
• [Nombre], acompáñanos cuando presentemos [Producto]
• Celebra con nosotros [Producto]: las copas corren de nuestra cuenta

Preencabezado: Demostración en directo, música y un primer vistazo antes que nadie.

Hola [Nombre]:

Tras [meses] de trabajo, [Producto] está listo, y queremos celebrarlo con las personas que nos han ayudado a llegar hasta aquí.

Te esperamos el [día, fecha] a partir de las [hora] en [lugar] para:

• Descubrir [Producto] en directo
• [Música / comida / breve charla del fundador]
• [Oferta de lanzamiento o regalo para los invitados]

[Botón: Reservar mi sitio]

¿No puedes venir? Responde a este correo y te enviaremos un adelanto de todos modos.

8. Plantilla de invitación a un taller o curso

Úsala cuando: los invitados vienen a aprender o a hacer algo —una formación, una clase de cocina, una demostración práctica— y las plazas o el material son limitados.

Asuntos:

• Taller práctico: [tema], [fecha] — [número] plazas
• [Nombre], aprende [habilidad] en [duración] con [formador]
• Clase gratuita de [tema] en [lugar] este [día]

Preencabezado: Todo el material incluido. Te irás con [resultado].

Hola [Nombre]:

El [día, fecha], de [hora] a [hora], [nombre del formador] impartirá un taller práctico sobre [tema] en [lugar].

En [duración] aprenderás a:

• [Resultado 1]
• [Resultado 2]
• [Resultado 3]

Nosotros ponemos [el material / el equipo]. Trae [objeto, si hace falta]. El grupo se limita a [número] personas para que todos reciban ayuda.

[Botón: Reservar mi plaza]

9. Plantilla de correo recordatorio de evento

Úsala cuando: la gente recibió la invitación pero no ha respondido. Hazla más corta que la invitación y añade un motivo nuevo para ir.

Asuntos:

• Recordatorio: [Nombre del evento] es el [fecha]
• [Nombre], ¿te veremos el [día]?
• Falta una semana: [Nombre del evento]

Preencabezado: Novedad de este año: [ponente / actividad / oferta].

Hola [Nombre]:

Te recordamos que [Nombre del evento] se celebra el [día, fecha] en [lugar], y todavía no sabemos si vendrás.

Desde nuestra invitación hemos añadido al programa [nuevo ponente / actividad / oferta].

Responder solo te llevará un minuto.

[Botón: Confirmar asistencia]

¿No puedes venir esta vez? Haz clic aquí para decírnoslo y no te enviaremos más recordatorios sobre este evento.

A los invitados confirmados, envíales otro recordatorio el día anterior: sin botón de confirmación, solo la información práctica —dirección, hora de inicio, aparcamiento, qué llevar y a quién llamar si llegan tarde.

10. Plantilla de última llamada

Úsala cuando: la fecha límite de confirmación está cerca o quedan pocas plazas. Es el último mensaje a quienes no han respondido, así que convierte la fecha límite en el titular.

Asuntos:

• Última llamada: las inscripciones cierran el [día]
• Solo quedan [número] plazas para [Nombre del evento]
• [Nombre], última oportunidad para acompañarnos el [fecha]

Preencabezado: Las inscripciones cierran el [día] a las [hora].

Hola [Nombre]:

Este es nuestro último mensaje sobre [Nombre del evento]: las inscripciones cierran el [día] a las [hora].

[Nombre del evento] — [fecha], [hora], [lugar]. [Una línea que recuerde el beneficio principal.]

[Botón: Reservar mi plaza]

Si ya nos has respondido, gracias: te esperamos allí.

¿Necesitas una base visual para cualquiera de ellas? Las plantillas de email para eventos de Mailpro te dan diseños listos en los que pegar este texto.

¿Cómo recoger confirmaciones con un formulario de registro?

La forma más sencilla de recoger confirmaciones es que el botón de tu correo de invitación a evento lleve a un formulario de registro breve. Todas las respuestas llegan a una sola lista, conoces el número exacto de asistentes y puedes hacer las preguntas que un correo de respuesta no resuelve bien.

1. Crea un formulario corto. El nombre y el email suelen ir prerrellenados u obligatorios; añade solo lo que necesitas para este evento: asistencia sí/no, número de acompañantes, alergias o dieta, elección de sesión, necesidades de accesibilidad. Puedes crear un formulario en línea en Mailpro y enlazarlo desde el correo.
2. Fija un aforo y una fecha límite. Indica en el correo cuántas plazas hay y cuándo se cierran las confirmaciones. Cierra el formulario, o conviértelo en lista de espera, al completar el aforo.
3. Envía una confirmación inmediata. En cuanto alguien se inscriba, envíale una confirmación con la fecha, la dirección, el enlace al mapa y un enlace para añadir el evento al calendario.
4. Divide tu lista según la respuesta. Usa los resultados del formulario para crear tres grupos: confirmados, no asistirán y sin respuesta. Con la segmentación de correo electrónico, cada grupo recibe solo los mensajes que le corresponden.
5. Recuerda a las personas adecuadas. Los recordatorios y la última llamada van a «sin respuesta»; los detalles prácticos del día anterior, a «confirmados»; «no asistirán» no recibe nada más sobre este evento.

Este es un correo de confirmación que puedes enviar automáticamente tras el envío del formulario:

Asunto: Inscripción confirmada: [Nombre del evento], [fecha]

Hola [Nombre]:

Gracias: tu plaza en [Nombre del evento] está confirmada.

[Fecha], de [hora de inicio] a [hora de fin]
[Lugar, dirección completa] — [enlace al mapa]
[Consejo sobre aparcamiento o transporte]

[Botón: Añadir a mi calendario]

¿Han cambiado tus planes? Usa este enlace para modificar o cancelar tu inscripción y así podremos ofrecer tu plaza a otra persona.

Asuntos para un correo de invitación a evento: ¿qué funciona?

Los mejores asuntos de invitación dicen qué es el correo y dan una razón para abrirlo, con una longitud que quepa en la pantalla de un móvil. La mayoría de los asuntos anteriores siguen uno de estos cinco patrones reutilizables.

Pon las palabras más importantes al principio, porque el móvil corta los asuntos largos. Usa el preencabezado para añadir lo que no cabe en el asunto y prueba dos versiones con una parte de tu lista si tu público es lo bastante grande. Para más ideas, consulta nuestra guía sobre cómo escribir un asunto de email eficaz.

¿Cómo redactar una invitación a un evento empresarial o corporativo?

Una invitación a un evento empresarial sigue la misma estructura que cualquier otra, con tres diferencias: un tono más neutro, una indicación explícita de quién está invitado y unas normas prácticas claras.

• Indica para quién es la invitación. «Esta invitación es para ti y un acompañante» o «Esta invitación es personal e intransferible» evita preguntas incómodas en la entrada.
• Explica el motivo profesional. Clientes y socios aceptan con más facilidad cuando saben qué van a obtener: un adelanto, un intercambio con colegas, una actualización de vuestros planes.
• Sé preciso con la logística. Hora de inicio y fin, código de vestimenta, acreditación o documento necesario para acceder al edificio y si se harán fotos durante el evento.
• Envíala desde una persona. Una invitación firmada por un anfitrión con nombre, con una dirección de respuesta que le llegue a esa persona, se percibe como una invitación y no como una campaña.
• Para una invitación a un evento de empresa dirigida a compañeros, sé breve y añade lo que interesa a los empleados: si es en horario laboral, si pueden ir las parejas y cómo llegar.

¿Qué errores hacen que se ignore un correo de invitación a evento?

La mayoría de las invitaciones fallan por razones prácticas, no por el diseño. Vigila estas:

• La fecha o la dirección están escondidas bajo una imagen o en el tercer párrafo.
• Varios botones compiten entre sí —«Inscribirme», «Ver el programa», «Síguenos», «Lee nuestro blog»—. Deja una sola acción principal.
• No hay fecha límite de confirmación, así que la gente aplaza la respuesta hasta olvidarla.
• Todos reciben todos los recordatorios, incluidos quienes ya dijeron sí o no.
• El correo es una sola imagen. Si las imágenes están bloqueadas, el lector no ve nada. Deja los datos clave en texto.
• Las invitaciones llegan a personas que nunca aceptaron recibir tus correos. Envía a contactos que hayan dado su consentimiento o con los que tengas una relación previa, e incluye siempre un enlace de baja.

Preguntas frecuentes

¿Cómo redactar un correo de invitación a un evento?

Empieza diciendo quién invita y por qué invitas al lector, da la fecha, la hora y la dirección en un bloque claro, enumera dos o tres motivos para ir y termina con un único botón de confirmación y una fecha límite. Mantenlo lo bastante corto para leerlo en el móvil sin desplazarse mucho.

¿Con cuánta antelación se envía un correo de invitación a evento?

Para un evento local, dos o tres semanas suelen bastar. Para una conferencia o un evento con desplazamiento, envía un «save the date» con dos o tres meses de antelación y la invitación completa entre seis y ocho semanas antes. Después, un recordatorio a quienes no han respondido y una última llamada antes de la fecha límite.

¿Qué asunto poner en un correo de invitación a un evento?

Un buen asunto nombra el evento o su beneficio principal y, si cabe, la fecha; por ejemplo «Te invitamos: Jornada de Puertas Abiertas, 10 de mayo». Las preguntas personales funcionan bien en los recordatorios, y las fechas límite, en las últimas llamadas.

¿Cuántos recordatorios hay que enviar para un evento?

Dos es un máximo razonable para quienes no han respondido: un recordatorio una semana antes de la fecha límite y una última llamada unos días antes del cierre. Los invitados confirmados solo deberían recibir un recordatorio práctico el día anterior.

¿Es mejor enviar la invitación a un evento por email o por SMS?

El email es mejor para la invitación en sí, porque contiene todos los detalles, el enlace al formulario y el enlace al calendario. El SMS funciona bien como recordatorio breve el mismo día para invitados confirmados que hayan aceptado recibir mensajes de texto.