Formulario de voluntarios para eventos

Este formulario para reclutar voluntarios para eventos recoge en pocos minutos la disponibilidad, las tareas preferidas y las habilidades de cada persona que quiere echar una mano. Con todo centralizado, preparar los turnos y asignar los puestos resulta mucho más sencillo.

¿Para qué sirve este formulario?

Un festival, una carrera popular o una feria necesitan decenas de personas en puestos muy distintos. El modelo pide los datos de contacto y un teléfono para el día del evento, las tareas que interesan a cada persona (recepción y venta de entradas, montaje, bar, logística, comunicación y fotos, orientación del público), los días y franjas horarias disponibles, la talla de camiseta y las habilidades útiles, como el permiso de conducir, los primeros auxilios o los idiomas. Con estas respuestas, el equipo organizador elabora un horario realista y asigna a cada voluntario un puesto que le motiva. Sirve también para voluntarios para eventos deportivos, donde la logística es clave.

¿Para quién?

• Organizadores de festivales de música, teatro o cine.
• Clubes y federaciones que organizan carreras, torneos o competiciones.
• Asociaciones que preparan una fiesta, un mercadillo o una jornada solidaria.
• Ayuntamientos que coordinan las fiestas locales.

Cómo adaptarlo en Mailpro

Modifique la lista de tareas, los días y las franjas según su programa, y aplique su logotipo y sus colores. Puede añadir preguntas condicionales, por ejemplo preguntar por la experiencia en caja solo a quienes eligen el bar. Comparta el formulario mediante un enlace en sus redes sociales, un código QR en sus carteles o en una newsletter Mailpro; las respuestas llegan a Mailpro, y puede asignar tags según las tareas elegidas para enviar a cada equipo su información práctica.

Consejos

• Describa brevemente cada tarea para que las personas elijan con conocimiento de causa.
• Abra la inscripción voluntarios evento varias semanas antes para planificar con calma.
• Confirme rápidamente a cada persona su turno y su punto de encuentro.
• Agradezca su ayuda después del evento y comparta un balance.

Preguntas frecuentes

¿Por qué pedir la talla de camiseta?

Para preparar con antelación las prendas que identifican a los voluntarios el día del evento.

¿Puedo usar este formulario de voluntarios para eventos de varios días?

Sí, basta con adaptar la lista de días y franjas horarias a su calendario.

¿Cómo contacto a los voluntarios de un equipo concreto?

Gracias a los tags asignados según las tareas, puede enviar un email solo a las personas de ese equipo.

Las preguntas de esta plantilla

Sobre usted

1. Nombre
2. Correo electrónico
3. Teléfono (para el día del evento)
4. ¿Qué tareas le interesan?
   Recepción y venta de entradas · Montaje y desmontaje · Bar y restauración · Logística y transporte · Comunicación y fotos · Orientación del público

Su disponibilidad

1. ¿Qué días está disponible?
   Viernes (montaje) · Sábado · Domingo (desmontaje)
2. ¿En qué momentos del día?
   Mañana · Tarde · Noche
3. Talla de camiseta
   XS · S · M · L · XL · XXL
4. ¿Alguna experiencia o habilidad útil? (permiso de conducir, primeros auxilios, idiomas…)
5. Datos