Solicitud de gastos de kilometraje

Este formulario de gastos de kilometraje permite a sus empleados declarar cada mes los kilómetros recorridos con su vehículo personal por motivos de trabajo. Cada trayecto se describe en una línea, con fecha, recorrido, motivo y distancia, y los justificantes se adjuntan directamente.

¿Para qué sirve este formulario de kilometraje?

Las declaraciones en papel o en hojas sueltas se pierden, llegan incompletas o sin justificantes. Este formulario de kilometraje reúne en un solo envío el departamento, el mes, el tipo de vehículo (coche, moto, coche eléctrico), la potencia fiscal y el total de kilómetros. El empleado añade sus justificantes —agenda, tickets de peaje o de aparcamiento— y firma una declaración final. El departamento de contabilidad dispone así de todo lo necesario para preparar la liquidación de kilometraje según el baremo que aplique su empresa.

¿Para quién?

• Comerciales y técnicos que visitan clientes con su propio coche.
• Departamentos de contabilidad y de recursos humanos.
• Asociaciones que reembolsan los desplazamientos de sus voluntarios.
• Pymes que quieren sustituir la nota de gastos de kilometraje en papel.

Cómo adaptarlo en Mailpro

Modifique las preguntas y los textos: añada trayectos, cambie las categorías de potencia o incluya un campo para el centro de coste. Ponga su logotipo y sus colores, y comparta el formulario mediante un enlace en la intranet, un código QR o una newsletter interna enviada con Mailpro. La pregunta de justificantes admite la carga de archivos adjuntos, y todas las respuestas llegan a Mailpro, listas para revisar.

Consejos

• Indique en la introducción la fecha límite de entrega cada mes para evitar retrasos.
• Recuerde que solo cuentan los desplazamientos profesionales, no el trayecto habitual entre domicilio y oficina, si esa es su política.
• Pida la distancia de ida y vuelta para evitar confusiones al sumar.
• Separe estos gastos de viaje de kilometraje de los demás gastos (comidas, hotel) para simplificar la contabilidad.

Preguntas frecuentes

¿El formulario calcula el importe a reembolsar?

No, recoge los kilómetros y los datos del vehículo. El cálculo se hace después con el baremo vigente en su empresa o en su país.

¿Qué justificantes conviene pedir para los gastos de kilometraje?

Lo habitual es una copia de la agenda o del pedido del cliente y los tickets de peaje o aparcamiento. Consulte a su asesor las exigencias aplicables.

¿Puede un empleado declarar más de tres trayectos?

Sí, el campo «Otros trayectos» sirve para eso, o puede añadir más líneas al adaptar el modelo.

Las preguntas de esta plantilla

Usted y su vehículo

1. Nombre y apellidos
2. Departamento
3. Mes correspondiente
4. Tipo de vehículo
   Coche · Moto o scooter · Coche eléctrico
5. Potencia fiscal
   3 CV o menos · 4 CV · 5 CV · 6 CV · 7 CV o más

Sus trayectos

1. Trayecto 1: fecha, salida – llegada, motivo
2. Trayecto 1: kilómetros (ida y vuelta)
3. Trayecto 2: fecha, salida – llegada, motivo
4. Trayecto 2: kilómetros (ida y vuelta)
5. Trayecto 3: fecha, salida – llegada, motivo
6. Trayecto 3: kilómetros (ida y vuelta)
7. Otros trayectos (opcional)
8. Total de kilómetros del mes

Justificantes

1. Justificantes (agenda, peajes, aparcamiento)
2. Declaración