Liquidación de gastos de viaje en línea

Este modelo de liquidación de gastos de viaje reúne en un único envío todo lo que un empleado ha pagado durante un desplazamiento profesional: transporte, alojamiento, comidas y otros gastos, con el importe total a reembolsar.

¿Para qué sirve este informe de gastos de viaje?

Después de un viaje, nadie tiene ganas de reconstruir cada gasto en una hoja suelta. Este informe de gastos de viaje lo pone fácil: el empleado indica su nombre, departamento, correo y teléfono, las fechas de inicio y fin del desplazamiento y su propósito (visita a cliente, feria, formación). Luego detalla los importes por categoría, calcula el total y precisa si pagó con tarjeta de crédito o en efectivo. Un último campo recoge las observaciones, como un cambio de vuelo o una noche adicional. Contabilidad recibe una visión clara del viaje completo, en lugar de una serie de solicitudes aisladas.

¿Para quién?

• Empresas con equipos comerciales o técnicos que viajan
• Universidades y centros de investigación que envían personal a congresos
• ONG con misiones sobre el terreno
• Federaciones deportivas que reembolsan desplazamientos a árbitros o entrenadores

Cómo adaptarlo en Mailpro

Añada las categorías que usa su política de viajes (kilometraje, peajes, aparcamiento), ajuste los departamentos y modifique los textos. Aplique su logo y sus colores. Active la adjunción de archivos para que se adjunten los justificantes de cada gasto. Con una pregunta condicional, puede pedir el número de kilómetros solo si el empleado usó su vehículo particular. Comparta el enlace por correo interno o en la intranet. Las liquidaciones llegan a Mailpro.

Consejos

• Publique junto al formulario los límites diarios de alojamiento y comidas de su empresa.
• Pida que el propósito del viaje sea concreto; facilita la imputación al proyecto correcto.
• Fije un plazo después del regreso para presentar la liquidación.

Preguntas frecuentes

¿Hay un ejemplo de liquidación de gastos de viaje?

Este modelo sirve de ejemplo práctico: incluye las categorías habituales y un total. Puede ampliarlo según su política interna.

¿Qué diferencia hay con un reporte de gastos de viaje simple?

Un reporte de gastos de viaje simple suele cubrir una sola compra; la liquidación agrupa todos los gastos de un desplazamiento con sus fechas.

¿Se pueden adjuntar los tiques?

Sí, si activa la adjunción de archivos en el formulario.

Las preguntas de esta plantilla

1. Nombre del empleado
2. ¿A qué departamento pertenece?
   Marketing · Ventas · RR. HH. · Finanzas
3. Su correo electrónico de trabajo
4. Número de teléfono
5. Fecha de inicio
6. Fecha de fin
7. ¿Cuál fue el propósito de este viaje?
8. Transporte
9. Alojamiento
10. Comidas
11. Otros gastos
12. Importe total a reembolsar
13. ¿Cómo pagó estos gastos?
    Tarjeta de crédito · Efectivo
14. ¿Algo más que debamos saber?