Reporte de gastos y solicitud de reembolso

Este formulario de reporte de gastos permite a sus empleados solicitar el reembolso de una compra profesional en un par de minutos. Fecha, concepto, importe y medio de pago llegan juntos, listos para que contabilidad los revise.

¿Para qué sirve esta nota de gastos en línea?

Tiques arrugados en un cajón, correos sin importe, hojas de cálculo con formatos distintos: el reembolso de gastos suele ser un dolor de cabeza. Con este modelo, cada nota de gastos sigue la misma estructura. El empleado indica su nombre, departamento, correo de trabajo y teléfono; después, la fecha de la compra, qué compró o pagó, cuánto costó y si usó tarjeta de crédito o efectivo. Un campo libre recoge las aclaraciones y una casilla final confirma la declaración. El equipo financiero recibe solicitudes completas y puede verificarlas y aprobarlas sin perseguir información.

¿Para quién?

• Pymes sin herramienta específica de gestión de gastos
• Departamentos de finanzas y administración
• Asociaciones que reembolsan a voluntarios y miembros de la junta
• Equipos comerciales con gastos frecuentes de representación

Cómo adaptarlo en Mailpro

• Sustituya la lista de departamentos por la de su organización y añada, si lo necesita, un código de proyecto o centro de costes.
• Permita la adjunción de archivos para que el empleado añada la foto del tique o la factura.
• Aplique su logo y sus colores, y modifique la introducción con sus reglas internas.
• Comparta el enlace en la intranet, en un correo interno o mediante un código QR en la oficina.

Los reportes de gastos de una empresa llegan así centralizados a Mailpro.

Consejos

• Indique los plazos de presentación y los gastos que no se reembolsan.
• Haga obligatorio el justificante para evitar devoluciones de la solicitud.
• Pida una solicitud por gasto: es más fácil de controlar que una lista mezclada.
• Revise las solicitudes en una fecha fija cada mes.

Preguntas frecuentes

¿Qué debe incluir un reporte de gastos?

La identidad del empleado, la fecha, el concepto, el importe, el medio de pago y el justificante. Este modelo cubre todo eso.

¿Sirve para gastos de viaje?

Para un viaje con varios conceptos, es preferible un formulario específico de liquidación de gastos de viaje, también disponible en la galería.

Las preguntas de esta plantilla

1. ¿Cuál es su nombre completo?
2. ¿En qué departamento está?
   Marketing · Ventas · RR. HH. · Finanzas
3. ¿Cuál es su dirección de correo electrónico de trabajo?
4. ¿Cuál es su número de teléfono?
5. ¿Cuándo realizó esta compra?
6. ¿Qué compró o pagó?
7. ¿Cuánto costó?
8. ¿Cómo pagó?
   Tarjeta de crédito · Efectivo
9. ¿Algo más que debamos saber?
10. Acepto