Reporte de no conformidad del proveedor

Esta ficha sirve para elaborar un reporte de no conformidad cuando una entrega o un producto no cumple lo acordado con un proveedor. Toda la información necesaria queda registrada para que el proveedor pueda corregir el problema rápidamente.

¿Para qué sirve este reporte de no conformidad?

Un producto dañado, una cantidad equivocada, un defecto de calidad, documentos faltantes o una entrega con retraso: cada incidencia debe documentarse de forma precisa. El formulario recoge el proveedor, el número de pedido o de albarán, la fecha de recepción, la referencia y la cantidad afectada, y luego el tipo de no conformidad proveedor con una descripción detallada y fotos. El emisor evalúa el impacto en su actividad e indica lo que espera: reemplazo, abono, reparación o un plan de acciones correctivas, con una fecha límite de respuesta.

¿Para quién?

• Responsables de calidad y de recepción de mercancías.
• Departamentos de compras que siguen el rendimiento de los proveedores.
• Jefes de almacén y de producción.
• Restaurantes y comercios que reciben entregas a diario.

Cómo adaptarlo en Mailpro

Modifique las preguntas y los textos: añada sus categorías de defectos o un número interno de incidencia. Ponga su logotipo y sus colores. La pregunta de fotos o documentos permite adjuntar archivos como prueba. Comparta la ficha mediante un enlace, un código QR pegado en la zona de recepción o una newsletter interna enviada con Mailpro; cada reporte llega a Mailpro, donde queda registrado.

Consejos

• Fotografíe el embalaje y la etiqueta antes de abrir el paquete dañado.
• Rellene la ficha el mismo día de la recepción: los plazos de reclamación suelen ser cortos.
• Indique siempre el número de albarán, sin el cual el proveedor tendrá dificultades para rastrear el envío.
• Si trabaja con un sistema de gestión de calidad, compruebe con su responsable de calidad que la ficha cubre los registros que exige.

Preguntas frecuentes

¿Qué debe incluir un formato de no conformidad?

La identificación del producto y del pedido, la descripción del defecto, las pruebas, el impacto y la acción solicitada al proveedor.

¿Cuál es la diferencia entre no conformidad y acción correctiva?

La no conformidad describe el problema; la acción correctiva es lo que el proveedor hace para que no se repita. Este modelo permite pedir ambas en un reporte de no conformidades y acciones correctivas.

¿Puedo enviar el reporte de no conformidad directamente al proveedor?

Las respuestas llegan a Mailpro; desde allí puede transmitir la información al proveedor afectado.

Las preguntas de esta plantilla

La entrega

1. Proveedor
2. Número de pedido o de albarán de entrega
3. Fecha de recepción
4. Producto o referencia
5. Cantidad afectada

La no conformidad

1. Tipo de no conformidad
   Producto dañado · Producto incorrecto o cantidad incorrecta · Defecto de calidad · Documentos faltantes · Retraso en la entrega · Otro
2. Descripción detallada
3. Fotos o documentos
4. Impacto en nuestra actividad
   Ninguno · Menor · Mayor – producción o ventas afectadas

Acción solicitada

1. ¿Qué espera del proveedor?
   Reemplazo · Abono o reembolso · Reparación · Plan de acciones correctivas
2. Respuesta esperada antes del
3. Notificado por
4. Correo electrónico